Configurar um novo espaço de trabalho
Cinco passos. Os primeiros quatro são configuração; o quinto é o que mostra o que comprou.
- Criar o espaço de trabalho — Dê-lhe o nome da empresa, não o da equipa. O Huub é onde aterra o trabalho de toda a empresa, e um espaço com o nome de um departamento passa a ser tratado como ferramenta desse departamento.
- Trazer a equipa — Convide todos de uma vez, não departamento a departamento. Uma ferramenta de mensagens onde está metade da empresa é uma ferramenta que gera dois contextos paralelos.
- Ligar as ferramentas — Comece pelas duas ou três onde o trabalho acontece de facto. As ligações são ilimitadas a partir do Team, por isso não há razão para as racionar — mas ligar tudo no primeiro dia dificulta perceber o que é útil.
- Trazer o histórico — Importe do que está a deixar. As conversas mantêm a estrutura na importação, por isso as respostas continuam ligadas àquilo a que responderam.
- Perguntar ao agente algo que só o seu espaço sabe — É este o passo que importa. Pergunte por uma decisão tomada numa chamada, ou por um detalhe de um documento que ninguém abre há meses. Uma resposta com fonte é o momento em que o espaço faz algo que as ferramentas anteriores não faziam.
Atenção — Uma equipa que pára no quarto passo comprou uma aplicação de chat. O quinto passo é o produto.
O que esperar na primeira semana
Mudar uma equipa inteira de uma vez é desconfortável durante alguns dias — as pessoas procuram menus que mudaram de lugar e hábitos que já não se aplicam. Esse desconforto está todo no início e é curto. A alternativa, migrar por fases, espalha-o por meses e mantém dois contextos vivos todo esse tempo.